كيف تكتب رسالة رسمية بأسلوب صحيح مثل المحترفين تمامًا؟

كتابة رسالة رسمية ليس بالأمر البسيط، في الحقيقة الأمر له قواعد، وأسس، وأساليب عدة، أغلبها موضوع لأجل خدمة المرسِل وإراحة المرسَل له في قراءة الرسالة، الأمر ليس مجرد وسيلة تواصل لبقة، أيضًا استخدام الرسالة الرسمية إلزامي في حالة مراسلة أحدهم للمرة الأولى، حيث أن فكرة التعامل بصورة غير رسمية في الرسائل أمر لن يفيد المِرسل أبدًا لأنه يتخطى الحدود بسرعة مع المُرسل إليه، وهذا الأمر غير مقبول عند معظم الناس، بل جميع جهات العمل تستخدم الصيغة الرسمية في إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية، لأن هذه الرسائل تكون بمثابة دليل على العمل مثلها مثل المستندات.

تعريف الرسالة الرسمية

الرسالة هي نص مكتوب بصيغة نثرية غير متكلفة، هذا النص يكون موجه، سواء إلى إنسان أو مؤسسة أو خطاب موجه إلى جمهور من الناس، أما محتوى الرسالة فهو يقتضي غرضها، فلو كانت الرسالة مطلب سيكون المحتوى هو هذا المطلب، وإذا كانت الرسالة عتاب سيكون المحتوى عتاب وهكذا، أما بالنسبة لأنواع الرسائل، فهناك رسالة رسمية ، ورسالة غير رسمية، الرسالة الرسمية لها شكل وترتيب، أما الرسالة الغير الرسمية قد يكون لها شكل وترتيب وقد تُكتب بأسلوب وترتيب كاتبها.

كيفية كتابة رسالة رسمية

كتابة الرسائل الرسمية لها العديد من الأشكال، وللمِرسل أن يختار الشكل المناسب له، ولكن أيضًا هذه الأشكال ليست ثابته، بل متغيرة، ومن الممكن الدمج بين شكل رسالة وآخر، كما أن أسلوب كتابة الرسالة هو قائم على المرسِل ولا مشكلة في أن يكون المُرسل له أسلوب خاص به متفق عليه مع رب عمله، أو أن مدير العمل يكون قد حدد بالفعل صيغة إرسال واستقبال، وفي هذه الحالة لا يفضل اللجوء لصيغة خاصة، بل سيسير الأمر على نفس إطار صيغة العمل، وفي النقاط التالية سيتم ذكر أهم النقاط الأساسية في كتابة الرسالة المكتوبة باليد أو المُرسلة عبر البريد الإلكتروني بصورة رسمية.

الافتتاحية

الكثير يفضلون البسملة، أو قول جملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في وسط الرسالة من الأعلى، ولكن هذه الافتتاحية ليست ثابتة، فلو كانت الرسالة باللغة إنجليزية أو أي لغة أخرى، البسملة لن تفيد في هذا الأمر لأنها ستكون غير مفهومة، ولذلك يُفضل أن تكون الجملة الافتتاحية جملة موجهة ومعروف أن المُرسل إليه سيفهمها ويُقدرها.

العنوان عند كتابة رسالة رسمية

في حالة إرسال رسالة باللغة العربية فكتابة العنوان تكون من ناحية اليسار، أما إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية العنوان يُكتب على اليمين، وهذا من حيث مكان العنوان، أما من حيث بيانات العنوان فلو كان المِرسل شخص فعليه كتابة عنوانه الشخصي وأسفل هذا العنوان رقم الهاتف الشخصي، أما إذا كان كاتب الرسالة شركة، فيجب كتابة عنوان الشركة الفرعي أو الرئيسي الذي يستطيع المُرسل إليه الإجابة به فيما بعد، أما عن شكل كتابة العنوان، فهو يُكتب على ثلاثة أسطر، السطر الأول يُكتب فيه العنوان الرئيسي للجمهورية ثم المحافظة ثم المدينة، السطر الثاني يُكتب فيه الشارع ومحل السكن بالتفصيل، السطر الثالث يُكتب فيه الرمز البريدي لأقرب مكتب بريد.

التاريخ

في الرسالة الرسمية يُكتب التاريخ أسفل العنوان مباشرة، ولكن يتم ترك مسافة سطر واحد بين العنوان والتاريخ، كما أن التاريخ يعتبر من أهم النقاط التي لا يجب نسيانها في الرسائل الرسمية، لأنها تحفظ حق المُرسل في الإخطار أو الاستجابة للرسالة، كما يعتبر الأمر مهم جدًا من الناحية القانونية في حال الاحتياج إلى الرسالة.

التحية

في أي رسالة رسمية لابد من تحية المُرسل إليه، والتحية تكون كلمة أو كلمتين، وعلى مثل عزيزي/تي السيد/ة “…”، وهذا في حال الرسالة المبنية على وِد متبادل، أما الرسالة الموجهة إلى شركة معينة، يُمكن أن توجه إلى مسئول الشركة عن طريق كتابة “إلى السيد فلان مدير الشركة.. تحية طيبة وبعد”، بعد هذه التحية يُمكن كتابة محتوى الرسالة.

رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني

كتابة رسالة رسمية على شكل بريد إلكتروني هو أمر هام جدًا معرفته وهذا لعدة أسباب أهمها أن البريد الإلكتروني في الوقت الحالي هو وسيلة التواصل الرسمية الأسرع والأدق والأفضل بين الشركات في كل العالم، ولذلك على معظم الذين يودون العمل في المجال الخاص معرفة كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني وكتابته بصورة تجعل من الرسالة لبقة وتؤدي في نفس الوقت غرضها.

عنوان البريد الإلكتروني للمُرسل إليه

لو سيقوم أحدهم بإرسال رسالة عمل، عليه أن يقوم في البداية بكتابة البريد الإلكتروني صحيح في خانة البريد الإلكتروني المُرسل إليه، ويُرجى ملاحظة جميع الحروف بشكل صحيح، ونوعية البريد، وصلاحية البريد، لأنه في حالة حدوث أي خلل في حروف البريد لن يتم إرسال الرسالة، بل ستظهر رسالة إلكترونية تفيد بأن الرسالة لم تُرسل بعد، وأن هناك خطأ على المرسِل تجنبه حتى يستطيع إرسال الرسالة.

موضوع الرسالة

أسفل خانة العنوان الإلكتروني هناك خانة في هيئة مستطيل، هذه الخانة يُكتب فيها موضوع الرسالة، بمعنى أبسط، لو الرسالة بهدف التقدم على عمل، يُكتب في عنوان الرسالة (التقدم لوظيفة “…”)، أو لو كانت عبارة عن تقرير شهري، يُرسل العنوان (تقرير شهري عن..)، وهكذا، موضوع الرسالة أيضًا سيفيد في شيء آخر، وهو أنه سيسهل البحث في الرسائل المُرسلة، ويمكن البحث عن الرسالة عن طريق كتابة عنوان موضوع الرسالة، أيضًا هذا العنوان سيساعد المُرسل إليه في فهم فحوى الرسالة وفلترتها بمجرد النظر إلى العنوان من الخارج، وبذلك يتم التأكد من وصول الرسالة وفهمها سريعًا.

موضوع رسالة البريد الإلكتروني

لو كانت رسالة تقدم لعمل لأول مرة، فلا يُفضل أبدًا إرسال رسالة بريد إلكتروني فارغ مُرسل فيه السيرة الذاتية في ملف وورد فقط، هذا الخطأ رائج بعض الشيء، لقلة الخبرة في كتابة رسالة رسمية عن طريق البريد الإلكتروني، بل يُفضل أن تتم كتابة كلمة “مرحبًا” بالعربية، أو Hello بالإنجليزية ثم فصلة بالعربي، أو كومه بالإنجليزية، ثم ترك مسافة سطرين عن طريق الضغط على زر Enter، بعدها تتم كتابة محتوى تلخيصي للرسالة، مثل: الاسم ثلاثي، والمؤهل الدراسي، والإمكانيات، في صورة جُمل سريعة، وضروري أن تلفت نظر المُرسل إليه لوجود ملف سيرة ذاتية متكامل، بعدها يمكن ختام الرسالة بتحية بحسب ما يناسب المُرسل إليه.

نصائح عند كتابة رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني

في النقاط التالية عرض لمجموعة من الأخطاء الشائعة عند كتابة رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني، والنصائح التي يجب اتباعها لتصحيح كل خطأ:

• لا يجب تملق المُرسل إليه: التملق لن يفيد خصوصًا لو تكرر، حينها سيتحول الأمر من رسائل عمل إلى رسائل تملق، ولا يوجد رئيس عمل سيقبل ذلك على الدوام بصورة جيدة.
• لا يجب الإسهاب في كتابة الرسالة: البريد الإلكتروني ليس مقال طويل، بل هو وسيلة توضيح أو شرح لملف المِرسل في البريد الإلكتروني، ولذلك كلما كان هذا الشرح مكتوبًا بطريقة سلسة وقصيرة ومفيد وواضح، كان فعَال أكثر.
• تجنب الأخطاء الإملائية واللغوية في أي رسالة رسمية على البريد الإلكتروني: لأن الطابع الرسمي يفضل أن يكون لبق ومفهوم وواضح، الأخطاء الإملائية تقلل من قيمة الرسالة كثيرًا، وأحيانًا بعض الكلمات لو تم فيها تغير عفوي بنقص حرف، أو كتابة خاطئة، من الممكن أن تكون الكلمة مؤذية وضارة.
• لو كان حجم الملفات المرفوعة على البريد الإلكتروني كبير: فيفضل ضغط الملفات ورفعها مضغوطة ثم إرسالها، حتى تكون عملية الإرسال أسرع، كما يجب عمل فحص للفيروسات على الملفات المُرسلة والمستقبلة من البريد الإلكتروني، لتجنب الفيروسات التي قد تنتقل بصورة تلقائية مع الملفات المُرسلة.
• استخدام علامات الترقيم في الرسالة الرسمية على البريد الإلكتروني أمر هام: لأن هذه العلامات تعمل على تنظيم شكل الرسالة، وهذا سيسهل على المُرسل إليه قراءة الرسالة بصورة سلسة.
• في أحيان كثيرة أسلوب كتابة البريد الإلكتروني يعطي إيحاء عن كاتب الرسالة: ولهذا يفضل الاهتمام بالرسائل وضبطها جيدًا لأن هذا الأمر يصب في مصلحة المرسِل وليس المُرسل إليه.

أخيرًا، كتابة رسالة رسمية هو أمر يحتاج إلى معرفة بأسس معينة، كما أن الشخص المُوجه له الرسالة لابد أن يشعر بالراحة من الرسالة المُوجهة له، ولذلك كتابة الرسالة أمر مهم، خصوصًا لو كانت رسالة عمل، فهذه الرسائل قادرة أن تحافظ على مظهر المرسِل دائمًا.