إدارة الاجتماع

إدارة الاجتماع في أي عمل من الوسائل التي يمكنها أن تساهم في تحسين أداء العمل بصورة كبيرة جدًا، إذا تم التخطيط لها بشكل صحيح، وقد تكون مضيعة للوقت لو أنك لم تنجح في تخطيطها، وقد يظن البعض أن إدارة الاجتماعات عملية سهلة جدًا، لكن في الواقع، ومع وجود العديد من الأفراد، واختلاف طريقة تفكير كل فرد عن الآخر، فإن هذه العملية قد تكون شاقة جدًا، ولا يقدر الجميع على التعامل معها بشكل صحيح، لذلك نحاول في هذا المقال أن نركز على توضيح كيف يمكن إدارة الاجتماع بالشكل المطلوب.

أسلوب إدارة الاجتماع بشكل صحيح

1ما هي أهمية الاجتماعات؟

الاجتماعات في كل مؤسسة لها أهمية كبيرة جدًا، وتختلف من مكان لآخر، وحسب طبيعة أو نوع الاجتماع المنعقد، لكن بالتأكيد هناك العديد من الأهميات للاجتماعات كالتالي:

دراسة بعض القضايا الهامة التي تخص العمل

تعتبر هذه من أهم أسباب إقامة الاجتماعات، حيث يتم عقد وكذلك إدارة الاجتماع لدراسة بعض القضايا الهامة التي تخص العمل، مثل اتّخاذ قرار مصيري يخص المؤسسة، أو الوصول إلى أفكار جديدة، أو مناقشة بعض المسائل المهمة في أثناء العمل. وهذه القضايا لا يمكن العمل فيها بشكل فردي، بل يجب أن يتواجد كل أفراد المؤسسة، حتى يتم الوصول إلى الناتج المطلوب.

الوصول إلى حل المشاكل

من الطبيعي أنه في أثناء العمل تحدث العديد من المشاكل بين الأفراد، وإذا لم يتم حل هذه المشاكل فإن ذلك من شأنه أن يؤثر على العمل بشكل سلبي تمامًا، بل ربما يدفع الأفراد إلى ترك العمل بسبب ذلك، لهذا يتم عمل الاجتماعات لحل المشاكل، وتركز إدارة الاجتماع في هذه الحالة على الوصول إلى حل للمشكلة المطروحة، سواءً كانت تخص فردين، أو تخص شيء في العمل، ومن الضروري جدًا أن تكون جميع الأطراف في المشكلة حاضرة في هذا الاجتماع.

الاطّلاع على كل جديد في العمل

أي عمل سواءً كان مؤسسي أو دولي أو أي شيء آخر، فإنه يكون عبارة عن مجموعة من المهام، والتي يؤديها أفراد أو أقسام كاملة. وبالتالي فإنه من الضروري أن يكون كل شخص على اطّلاع دائم بما يفعله البقية في العمل. لذلك يعتبر هذا من أهم الأغراض التي يتم من أجلها عمل الاجتماعات، حيث يسعى الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع إلى منح الفرصة للجميع لمشاركة أخبار العمل والنتائج التي وصل إليها كل واحد منهم، وإذا توجد أي أمور يحتاج البقية إلى معرفتها.

توحيد الجهود في العمل

أيضًا من الممكن أن يتم عمل الاجتماع ليس فقط لكي يعرف كل فرد بأخبار الآخرين، بل أحيانًا يكون هناك احتياج لعمل اجتماعات من أجل توحيد الجهود بين الأقسام المختلفة، أو بين الأفراد. خصوصًا عندما يكون عمل كل فرد يكمل عمل الآخرين، في هذه الحالة فإن توحيد الجهود بينهما سيكون أمرًا ضروريًا جدًا، لتحسين مستوى العمل.

التوجيه

يحتاج الكثير من الموظفين إلى التوجيه في العمل، ولذلك تُعقد بعض الاجتماعات بغرض التوجيه، حيث تركز إدارة الاجتماع في هذه الحالة على كيفية التوجيه الصحيح، سواءً كان ذلك بمنح الأفراد أي تقييمات تخص عملهم، أو توجيه بعض النصائح التي من الممكن أن تحسّن من أدائهم، أو النقاش مع الموظفين حول الاحتياجات التي يرى كل منهم أنها تنقصه، ومن ثم يسعى المسؤول إلى توفير هذه الاحتياجات، ويكون الاجتماع في النهاية قد حقق الناتج المطلوب منه بتوجيه الأفراد نحو الطريق الصحيح.

الاحتكاك وزيادة الخبرات

تعتبر الاجتماعات فرصة جيدة جدًا ليلتقي فيها الأفراد الأقل خبرة في العمل مع الأفراد الأكثر خبرة، وهنا يكون التركيز في إدارة الاجتماع على كيفية إتاحة الفرصة للاحتكاك بين هؤلاء، حتى يمكن زيادة الخبرات لدى الأقل خبرة. كما أنه يمكن في هذا الاجتماع التركيز على تبادل التجارب، وألا يكون الكلام فقط من الأفراد الأكثر خبرة، بل أيضًا يأخذ الأشخاص الأقل خبرة فرصتهم للحديث عن تجاربهم هم كذلك، ويبدؤون في توجيه مجموعة من الأسئلة التي يمكنها أن تحسن من عملهم.

زيادة الابتكار والتحفيز

من الممكن أيضًا أن تظهر أهمية الاجتماعات في مساعدة الأفراد على زيادة الابتكار لديهم، بمنحهم الفرصة للمشاركة في إنجاز بعض الأعمال، ومنح المساحة الكافية لتحقيق ذلك للجميع، وأيضًا تكون قاعدة إدارة الاجتماع هو ألا يعلق أحد بالسلب على الأفكار، حتى لا يشعر الأفراد بالخوف من المشاركة. كما من الممكن أن يحاول المسؤول عن الاجتماع مساعدة الأفراد وتحفيزهم للعمل وطرح الأفكار، هذا الأمر من شأنه أن يزيد من الانتماء والولاء لدى الأفراد ناحية العمل، وسيشعر كل واحد منهم بأهميته.

2ما هي أنواع الاجتماعات؟

تأخذ الاجتماعات أنواعًا متعددة تختلف من مكان لآخر، وكذلك لها أكثر من تصنيف، وتختلف طريقة إدارة الاجتماع طبقًا لاختلاف هذه الأنواع التالية:

أنواع الاجتماعات من حيث المدة

  • اجتماعات دورية: حيث يتم عقد الاجتماع خلال فترات محددة مسبقًا يعرفها الجميع، ويتم الاتفاق عليها، فقد تجد أن هناك بعض المؤسسات تقوم بعمل اجتماع أسبوعي، وهناك مؤسسات أخرى تعقد اجتماعات شهرية، وهكذا.
  • اجتماعات غير دورية: وهذه الاجتماعات لا يتم الاتفاق عليها مسبقًا، وفي الغالب يتم عملها كلما دعت الحاجة إلى ذلك، سواء مثلًا وجود قضية هامة، أو مشكلة يجب الوصول إلى حل لها.

أنواع الاجتماعات من حيث الشكل

  • اجتماعات رسمية: وهذه الاجتماعات يتم فيها إدارة الاجتماع طبقًا للقوانين التي تحكم المكان، حيث تُذكر هذه القوانين، ويكون الجميع على دراية كاملة بها، سواء وقت كلام كل فرد، أو كيفية المشاركة، أو الطريقة التي سيتم من خلالها الوصول إلى القرار.
  • اجتماعات غير رسمية: وهذه الاجتماعات تأخذ طابعًا وديًا أكثر، فقد لا يكون فيها مجموعة القوانين التي تكون موجودة في الاجتماعات الرسمية، بل إن الأمر يرجع للشخص الموكل بمهمة إدارة الاجتماع في أن يختار الطريقة التي تناسبه.

نواع الاجتماعات من حيث المستوى

  • اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي: وهي التي تختص بنقاش القضايا الدولية، مثل اجتماع الأمم المتحدة.
  • اجتماعات على مستوى الدولة: وهي التي تختص بنقاش القضايا التي تخص الدولة، مثل اجتماع مجلس النواب، أو أي اجتماع يخص ممثلين الدولة من مختلف أنحائها.
  • اجتماعات على مستوى المحافظة أو المدينة: وهي التي تختص بنقاش قضايا المحافظة أو المدينة، مثل اجتماعات المجالس المحلية.

3كيف يمكن إدارة الاجتماع بطريقة صحيحة؟

كما رأينا فهناك أهمية كبيرة لإقامة الاجتماعات، وأيضًا أنواعًا مختلفة، لذلك فإن إدارة الاجتماع بطريقة صحيحة ستكون هي الفيصل الذي يمكن من خلاله أن يشعر كل فرد بأنه قد استفاد من الاجتماع أو لا، لذلك توجد بعض الخطوات التي تساعد الشخص على إدارة الاجتماع بالشكل الذي يريده:

التحضير للاجتماع

يمكن التحضير للاجتماع من خلال الاعتماد على طريقة مميزة تعرف باسم “PAT approach”:

الـP تشير إلى الـPurpose: وهي تعني تحديد الغرض من الاجتماع، بحيث يمكنك أن تنقله إلى الناس، في جملة أو اثنين مثلًا، حتى يعرف كل فرد ما فائدة وجوده في الاجتماع، وما الشيء الذي يحتاج إلى العمل عليه، وكيفية النجاح في تحقيق هذا الغرض.
الـA تشير إلى الـAgenda: وهي تشير إلى الأشياء التي يجب أن يتم الانتهاء منها أثناء الاجتماع، ويفضل أن يكون لكل نقطة توقيت محدد للانتهاء منها في أثناء الاجتماع، وليس شرطًا أن يكون الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع هو نفس الشخص الذي يدير كل النقاط، بل يمكنه أن يفوض شخص آخر بأن يفعل ذلك لو أراد.
الـT تشير إلى الـTime frame: وهي تعني أن يتم تحديد وقت الاجتماع، متى سيبدأ، متى سينتهي، وأيضًا ذكر الوقت الذي يخص كل جزئية سيتم الحديث عنها، بحيث يكون جميع الأفراد على دراية بموعد الاجتماع ونهايته قبل البداية.

تطبيق هذه الطريقة يساعد على التحضير للاجتماع بالشكل المطلوب، بعدها يتبقى فقط اختيار الأفراد الذين سيتم دعوتهم لحضور الاجتماع، وليس شرطًا أن يختار الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع كل الحضور، بل يمكنه أن يأخذ آراء متعددة ممن يثق فيهم، الشرط الوحيد هو أن من يحضر سيكون لوجوده في الاجتماع فائدة، بحيث لا يحضر أحد ويشعر بأن حضوره مضيعة للوقت، أو يكون سببًا في تعطيل الاجتماع. عندما تكتمل كل المعلومات، يتم إخبار هؤلاء الأفراد بموعد الاجتماع وغرضه، وأيضًا يتم اختيار مكان مناسب للاجتماع، فالمكان من العوامل التي تساهم في نجاحه كذلك.

بداية الاجتماع

  • البدء في الموعد: من الأمور الهامة التي يجب أن يلتزم بها الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع هي أن يبدأ في الموعد المحدد، هكذا سيبعث رسالة للجميع بأهمية الالتزام في الحضور في الموعد فيما بعد.
  • توضيح قوانين الاجتماع: أي اجتماع يفضل أن تكون له قواعد تحكمه، ولذلك فإن عرض هذه القوانين في البداية سيكون خيارًا مفضلًا، ويأتي ذلك مع عرض أي معلومات تخص الغرض من الاجتماع، بحيث يلتزم بها الجميع من البداية.
  • التسجيل: يجب أن يكون هناك تسجيل للاجتماع، سواء تسجيل الحضور، أو تسجيل النقاط الهامة التي يتم النقاش عليها، وكذلك المهام التي يتم توزيعها، ويجب أن يكون الشخص المسؤول عن التسجيل هو شخص آخر غير الشخص الموكل له إدارة الاجتماع حتى لا يحدث له تشتيت في الإدارة.
  • التركيز على هدف الاجتماع: في الكثير من الأحيان يخرج البعض عن الهدف الأساسي للاجتماع، لذلك يجب أن يكون هناك مراعاة دائمًا لتوجيه الأفراد للتركيز على الهدف الرئيسي للاجتماع، والابتعاد عن الحديث في أي نقاط أخرى لا تخص الاجتماع.
  • تقييم نقاط الاجتماع أولًا بأول: في الأجندة الموضوعة للاجتماع، هناك نقاط محددة مسبقًا للنقاش عليها، يفضل أنه حين يتم الانتهاء من أي نقطة، أن يقوم الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع بعمل تقييم لها، بحيث تكون آراء الأفراد حاضرة لديهم في وقتها، ولا ينتظر للنهاية حتى لا ينسى الناس هذه المعلومات.

نهاية الاجتماع

  • تقييم الاجتماع بشكل عام: وهذا التقييم يكون إضافي على تقييم نقاط الاجتماع، يكون مختص أكثر بالأمور العامة في الاجتماع ككل.
  • خاتمة الاجتماع: الخاتمة دائمًا من أهم العناصر والتي يجب أن تأخذ حقها، فالعديد من الأفراد يتذكر ما يحدث في النهاية، لذلك فإنه على المسؤول عن إدارة الاجتماع أن يقوم في النهاية بتلخيص النقاط التي تم الحديث عنها، وكذلك يعرض المهام المطلوبة من الأفراد، وكذلك الوقت اللازم الانتهاء فيه من هذه المهمة، وإذا من الممكن عرض موعد الاجتماع القادم أيضًا.

ما بعد الاجتماع

يجب أن يتم تحضير تقرير بالنتائج التي تمت في الاجتماع، ويتم إرسال هذا التقرير إلى جميع الأفراد، في مدة يفضل ألا تزيد عن 24 ساعة.

4كيف يمكن التعامل مع الشخصيات المختلفة الموجودة في الاجتماع؟

من الأمور التي يعرفها أي شخص في موضع المسؤولية، وخصوصًا أولئك الذين يُسند إليهم مهمة إدارة الاجتماع بشكل دائم، أن وجود العديد من الأفراد، مع طرق تفكيرهم المختلفة، من أصعب الأمور التي يمكن أن تحدث. حيث يحدث أن تجد شخصًا متفائلًا مع شخصًا متشائمًا، في حضور شخص عاطفي يتأثر بأي شيء، يمكن لهذه الشخصيات أن تفشل في التأقلم سويًا أثناء الاجتماع، وتصبح إدارة الاجتماع صعبة، وقد يؤدي هذا الاختلاف إلى فشل الاجتماع في بعض الأحيان.

لذلك تطرق الكاتب “إدوارد دي بونو” لهذا الأمر، وقرر أن يقوم بتأليف كتاب يتحدث عن هذه الفكرة، ونجح في الوصول إلى نموذج سهل يمكن مساعدة أي شخص يحتاج إليه للتعامل مع الأنماط المختلفة للتفكير.
هذا النموذج يعرف باسم “القبعات الستة للتفكير” حيث يحاول هذا النموذج أن يضع الأشخاص في 6 أنماط مختلفة للتفكير، وتكمن أهمية النموذج في أنه يحاول توجيه الأفراد لفكرة أن يرتدوا سويًا كل قبعة بشكل متتالي، حيث يخبرهم مثلًا المسؤول عن إدارة الاجتماع بأننا الآن سنرتدي قبعة معينة، فيكون على كل الحضور التفكير طبقًا للون هذه القبعة، وهكذا حتى الانتهاء من جميع القبعات:

  • القبعة البيضاء: تعبر هذه القبعة عن التفكير الحيادي، والذي يعتمد على طرح الأرقام والمعلومات المؤكدة فقط، يمكن الاعتماد عليها في إدارة الاجتماع في البداية، حيث يطرح الشخص المسؤول ما لديه، ثم يبدأ الأفراد في إضافة المعلومات، أما غير المؤكد فيصبح محل للنقاش.
  • القبعة الحمراء: ترمز أكثر إلى التفكير العاطفي، حيث أن الفرد يعبر ويتكلم طبقًا لمشاعره وإحساسه فقط، دون أي حيادية أو اعتماد على معلومات.
  • القبعة السوداء: تعبر هذه القبعة عن التفكير السلبي، أو التفكير المتشائم، والذي يختص فقط بتوضيح مواطن الضعف في الفكرة التي يتم طرحها، أو النقاش الحادث بين الأفراد.
  • القبعة الصفراء: هي النقيض تمامًا للقبعة السوداء، حيث تعبر عن التفكير الإيجابي، والذي يختص فقط بتوضيح مواطن القوة في الفكرة.
  • القبعة الخضراء: تعبر هذه القبعة عن التفكير الإبداعي، ويحتاج إليها مسؤول إدارة الاجتماع حين يريد أن يحصل على أفكار إبداعية ومختلفة، سواء كحل لمشكلة معينة، أو الخروج باقتراحات جديدة ومميزة.
  • القبعة الزرقاء: تعبر هذه القبعة عن التفكير الشمولي في الأمور، وفي الغالب فإن هذه القبعة يرتديها المسؤول عن إدارة الاجتماع طوال الوقت، ويكون مرتدي القبعة الزرقاء هو المسؤول عن قيادة الأمور.

يتم استخدام هذه القبعات حين يبدأ الشخص المسؤول وهو مرتديًا القبعة الزرقاء، ويكون مسؤول عن توجيه الأفراد إلى أي قبعة واجب عليهم ارتدائها، فمثلًا يطلب منهم ارتداء القبعة البيضاء، فيكون التركيز فقط على طرح المعلومات والأرقام، وحين ينتهي الأفراد من هذا، يطلب منهم ارتداء القبعة الصفراء لكي يوضحوا النقاط الإيجابية في الفكرة التي يتم النقاش عليها، ثم يطلب منهم ارتداء القبعة السوداء لتحديد السلبيات في الفكرة، وحين ينتهي يطلب منهم ارتداء القبعة الخضراء، للخروج بأفكار إبداعية، وفي النهاية تأتي القبعة الحمراء، حتى يترك لديهم مشاعر جيدة عند ختام الاجتماع.

إدارة الاجتماع بالاعتماد على هذه القبعات يسهل على مسؤول الاجتماع توحيد الأفراد، بل والاستفادة من الاختلافات الموجودة لدى كل شخص منهم في تفكيره بهذه الطريقة، وتحسين الناتج الذي يريده من الاجتماع.

إدارة الاجتماع مسؤولية كبيرة قد تعتمد عليها المؤسسة في نجاح عملها أو لا، وبالتالي فإن الالتزام بإدارتها بالصورة الصحيحة ضرورة لا غنى عنها لأي مسؤول، فإن كنت ممن يسند إليهم مهمة إدارة الاجتماعات، عليك أن تطبق ما جاء في هذا المقال، حتى تضمن نجاحك في الإدارة.

ترك الرد

الرجاء إدخال تعليقك!
الرجاء إدخال اسمك هنا

10 + 13 =