جدول أعمال المؤتمر

كمنظم لدث ما، كيف تبني أجندة مثالية تشكل جدول أعمال المؤتمر لأعمال هذا الحدث، إليك الأسئلة الآتية التي قد تساعد على إضاءة الفكرة، أين ستعقد الجلسة القادمة؟ من يقود ورشة العمل هذه؟ ما هي الجلسات التي ستكون مفيدة للغاية بالنسبة لي؟ هذه المجموعة من الأسئلة ستكون أيضا مطروحة في ذهن أحد الحاضرين خلال الحدث. إن المفتاح لخلق تجربة ممتعة للحدث دون إثارة ردود الحاضرين هو تنظيم محتوى الحدث بطريقة سهلة الهضم. لهذا السبب، من الضروري إنشاء جدول أعمال بجودة المؤتمر.

يعتبر جدول أعمال المؤتمر هو العمود الفقري لمحتوى الحدث. إن التأكد من أن جميع معلومات الحدث قابلة للاكتشاف والاستهلاك وذات صلة هو ما يجعل أجندة الأحداث تتميّز عن البقية. ضع في اعتبارك أن وجود أجندة مؤتمر قوية لا يقل أهمية عن التنظيم العملي، فكما هو الحال بالنسبة للحاضرين. يوفر جدول الأعمال وسيلة للمنظمين لقياس التفاعل مع الحدث بدقة، والبحث عن آراء الحاضرين، وتوفير فرص الرعاية. الهدف من النصائح التالية هو المساعدة في إنشاء جدول أعمال المؤتمر من البداية إلى النهاية. يمكن تطبيق أفضل الممارسات هذه في حالات الاستخدام المختلفة لضمان جدول أعمال مناسب للجودة.

إجراء مسوحات ما قبل الحدث

قبل البدء في هيكل جدول أعمال المؤتمر ، يجب على المنظمين معرفة نوع المحتوى الذي يرغب المشاركون في تعلمه. وبمجرد الانتهاء من وضع الصيغة النهائية للموضوع، يجب تقسيم الموضوع إلى أجزاء من المحتوى، تعد الطريقة الأفضل لقياس نوع الجلسات الأكثر شيوعًا هي طلب آراء الحضور مباشرةً. يمكن القيام بذلك عن طريق تضمين أسئلة الاستطلاع ضمن نموذج تسجيل الحدث مثلا:

  • ماذا تأمل في التقديم من هذا المؤتمر؟
  • ما هي أنواع الجلسات الأكثر قيمة بالنسبة لك؟
  • كيف تتمنى زيادة معرفتك بهذا الموضوع؟

ستساعدك مثل هذه الأسئلة في صياغة محتوى الحدث بالإضافة إلى معرفة أنواع المتحدثين الذين سيكونون أكثر فائدة للحضور. يمكن أيضًا طرح هذه الأسئلة من خلال حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني قبل الحدث أو من خلال تطبيق الحدث.

مزامنة جدول الأعمال مع تطبيق الحدث

حالما يتم إنشاء المحتوى في جدول أعمال المؤتمر، فإن معرفة كيفية جعل هذه المعلومات في متناول الحاضرين هي الخطوة الهامة التالية، قبل العصر الرقمي، كانت جداول الأعمال موزعة في الغالب على شكل ورقي. الآن مع صعود البرامج والتطبيقات، يستطيع المنظمون تحميل جميع جلسات الحدث والمحتوى في التطبيق حتى يتمكن الحاضرون من الدخول قبل الحدث وخلاله وبعده، إن استضافة أجندة المؤتمر ضمن تطبيق الحدث يجعل تجربة أكثر سلاسة.

تنظيم الجلسات حسب المسارات

من التحديات الشائعة التي تنشأ عند محاولة تنظيم محتوى الحدث اكتشاف طريقة يمكن من خلالها البحث عن جميع المعلومات بسهولة، إذا كان الحدث الخاص بك يحتوي على أكثر من مائة جلسة، فقد يكون التنقل في الجدول بأكمله أمرا مربكا، لتجنب ذلك، قم بتنظيم الجلسات حسب المسارات، والمسار هو موضوع شامل يمكن من خلاله العثور على جلسات متعددة. على سبيل المثال، إذا كنت تستضيف مؤتمرًا للتواصل الاجتماعي، فإن أحد المسارات التي قد تريدها هو التسويق عبر الفيديو.

إنشاء وجهات نظر متعددة في جدول أعمال المؤتمر

مثلما يختلف الناس في الطرق التي يتعلمون بها معلومات جديدة، يختلف الناس أيضًا في الطريقة التي يفضلون بها عرض المعلومات، وعليه يجب أن تتضمن الأجندة خيارات عرض متعددة لهذا السبب، خاصةً إذا كان هناك العديد من الجلسات المختلفة للاختيار من بينها. أمثلة عن كيفية تنظيم خيارات عرض جدول الأعمال هي رقم الغرفة، ومكبر الصوت، والوقت، والمسار. يجب أن تتوافق أنواع العرض التي تختارها مع هيكل المؤتمر العام بالإضافة إلى المكان.

منح الحضور القدرة على إضافة جلسات مباشرة إلى جداولهم الخاصة

في بعض الحالات، يفضل الحاضرون جدول أعمال المؤتمر بشكل مباشر في تقاويمهم الشخصية. يسمح ذلك للحاضرين بمشاهدة كل جلسة ضمن سياق جداولهم الخاصة، مما يجعل تجربة الحدث أكثر أهمية على المستوى الشخصي، تجربة الحضور السلس هي دائما عامل رئيسي لنجاح الحدث والقدرة على إضافة جلسات سريعة إلى تقويم شخصي يجعل تجربة بديهية.

تسهيل مشاركة الحضور في جدول الأعمال

يوفر جدول أعمال المؤتمر الحد الأدنى من القيمة للحاضر إذا كان يعمل ببساطة كنسخة رقمية من جدول اليوم. لتعظيم قيمته، يجب أن يكون جدول الأعمال تفاعلياً قدر الإمكان. تأكد من أن كل جلسة يمكن تقييمها مما يسمح للمنظم بجمع معلومات قيمة لرسم رؤى قابلة للتنفيذ. إن جعل جدول أعمال الحدث التفاعلي يسمح للحاضرين بمزيد من المشاركة طوال المؤتمر بينما يقدمون أيضًا بيانات مهمة يمكن للمنظمين استخدامها بعد ذلك لإعلام القرارات المستقبلية.

توفير التعريف بالرعاة في جدول أعمال المؤتمر

يفكر منظمو الحدث دائمًا في طرق مبتكرة لتوفير وسيلة التعريف لرعاتهم. نظرًا لأن جدول أعمال الحدث يتم عرضه والتفاعل معه طوال فترة المؤتمر، فهو بمثابة وسيلة إعلانية مثالية للرعاة لعرض علاماتهم التجارية وعروضهم. تعد الحلول مثل الجلسات الدعائية ورؤى الاستطلاع من الطرق الرائعة التي يمكن للشركات الحصول عليها مباشرة أمام الحضور. إن وجود جدول أعمال قادر على توفير العرض المناسب نيابة عن شركائك هو نقطة جذب رئيسية عند ضمان رعاية الحدث.

اجعل جدول أعمال المؤتمر صديق للوسائط الاجتماعية

لزيادة الاهتمام بالحدث، اجعل جدول الأعمال قابلاً للمشاركة على الشبكات الاجتماعية قبل تاريخ الحدث. بالإضافة إلى استراتيجيات التسويق الأخرى، إن جعل الأجندة القابلة للعرض والمشاركة على الشبكات الاجتماعية سيسمح لمحتوى الحدث بالتحدث عن نفسه وربما إقناع المزيد من الأشخاص بالتسجيل في الحدث. في معظم الحالات، لا يلزم أن تكون الأجندة سراً. وكلما كان جدول الأعمال أكثر ودية مع وسائل التواصل الاجتماعي، كلما كان من المرجح أن يكون بمثابة ضمانات تسويقية إضافية لحدثك.

الحفاظ على قيمة على العلامة التجارية

إن جدول أعمال المؤتمر ليس مجرد وسيلة لنقل المعلومات. إنه امتداد للعلامة التجارية للحدث. عندما ينظر الحضور إلى جدول الأعمال، يجب أن يكونوا قادرين على ربطه مباشرة بمؤتمرك الخاص. سيكون من الضروري وجود محرر قابل للتخصيص يوفر مجموعة كبيرة من الخطوط والألوان وتفاصيل التصميم الأخرى لإنشاء أجندة تكون على مستوى العلامة التجارية بقدر الإمكان، إن معالجة جدول أعمال المؤتمر كامتداد لعلامة الحدث الخاصة بك سيزيد من ترسيخ تفرد الحدث الخاص بك بسبب القيمة الجمالية المتسقة في جميع نقاط اللمس المواجهة للحضور.

ترك الرد

الرجاء إدخال تعليقك!
الرجاء إدخال اسمك هنا

عشرين − 13 =