كيف تكتب رسالة تعريفية عند التقدم لوظيفة محتملة وما أهميتها؟

أصبح الآن وجود رسالة تعريفية ترفق مع السيرة الذاتية أهم ربما من السيرة الذاتية نفسها، وأحيانا من خلال الرسالة التعريفية يمكن أن يكون هناك اهتمام بقراءة سيرتك الذاتية والتواصل معك من أجل النقاش حول الوظيفة من عدمه، ربما هناك اهتمام كبير كان في الفترة الماضية بإعداد سيرة ذاتية مشوقة ورائعة من أجل الحصول على فرصة عمل أفضل لكن مع زمن النماذج الجاهزة للسير الذاتية لم يكن هناك أي أهمية بدون الرسالة التعريفية، لذلك سنتحدث في هذا المقال عن أهمية الرسالة التعريفية ومدى جدواها وكيف يمكنك كتابتها مع نموذج مبدأي لشكل رسالة تعريفية لموظف محتمل.

ما هي الرسالة التعريفية؟

عند تعريف مصطلح رسالة تعريفية أو رسالة غطاء أو كما يسمونها بالإنجليزية “cover letter” فإننا نتحدث عن تلك الرسالة التي نخاطب بها مدير الموارد البشرية بالشركة المقصودة بشكل مباشر، ولا تشرح فيها مهاراتك أو خبراتك أو مؤهلك أو اللغات التي تجيدها ولكن تشرح فيها لم أنت مناسب لهذه الوظيفة تحديدا؟ لماذا تظن أنك الأصلح لهذه الوظيفة في هذه الشركة؟ هذا التحديد هو الذي سيجعل المسئولين عن التوظيف يهتمون لأمرك، إذًا إلى جانب السيرة الذاتية فإن رسالة تعريفية تشرح فيها سبب اهتمامك بالعمل لدى هذه الشركة وتشرح أسباب اعتقادك بأنك الأفضل والأصلح لهذه المهمة فإن هذا هو فعلا ما سيثير اهتمامهم تجاهك ويجعلهم يقرؤون سيرتك الذاتية بشغف.

ما هي أهميتها عند التقدم للوظيفة؟

تحديد الأشخاص الذين يرغبون في العمل في هذه الشركة تحديدا وفي هذه الوظيفة حيث يجدونها مناسبة لهم من الأشخاص الذين يرغبون في الحصول على أي وظيفة بغض النظر هل هي مناسبة لهم أم لا أو يتوقعون مدى الاستفادة التي ستجنيها الشركة أو المؤسسة التي ستوظفهم فيها.

اختصار الوقت، فمعظم من يتلقون طلبات التوظيف في الشركات عند وجود رسالة تعريفية فإنهم يتحمسون لهذا الشخص خصوصًا لو كانت مكتوبة بمهارة وتتحدث عن الكيفية التي ستكتب بها ستوضح مدى جدية هذا الشخص وقدرته على استشفاف أجواء الشركة بالتالي ستوفر الوقت وتتيح التواصل مع المناسبين فعلا لهذه الوظيفة.

كونها موجهة للمختص بالتوظيف في الشركة بشكل محدد وليست نموذج محفوظ أو قالب نمطي بالتالي تفتح مجال للألفة بينك وبينهم، وتتيح إفساح مساحة معينة للتفاهم.

كيفية كتابة cover letter

نأتي هنا الآن للسؤال حول كيفية كتابة رسالة تعريفية أو cover letter، في البداية كما قلنا أن الرسالة التعريفية تكون موجهة لشخص بعينه، تكون موجهة لمؤسسة بعينها بالتالي ما هي العناصر الأساسية التي يجب أن تتوافر في كتابة رسالة تعريفية؟ خذ عندك التالي:

البيانات الشخصية أو ما يسمى بالترويسة

يجب عند فتح رسالة موجهة إلي أن أعرف ممن هذه الرسالة هذا أول تساؤل سيخطر على بالي بالتالي ستكتب اسمك وعنوانك ووسائل التواصل معك سواء كانت هاتفية أو بريد إلكتروني حتى يسهل التواصل معك.

مخاطبة الشخص المختص باسمه، مثلا على سبيل المثال: “السيد فلان الفلاني مدير إدارة الموارد البشرية بشركة كذا للتسويق العقاري”، وإذا كنت لا تعرف اسمه فعليك بالاكتفاء بذكر وظيفته أيضًا، مع ذكر التاريخ وتجنب استخدام الصيغ المكررة مثل: “لمن يهمه الأمر” لأنها لا تلقى القبول المناسب لدى صاحب العمل لأنه لا يستشعر الجدية في رسالة تعريفية تصله بهذا الشكل.

بعد أن كتبت في أعلى رسالة تعريفية لك اسمك (المرسل) وكتبت اسم المختص بالتوظيف في الشركة (المرسل إليه) وسميت صفته (مدير الموارد البشرية) يجب الآن أن ندخل في متن الرسالة، وتكون الفقرة الأولى فيها كالتالي: أنت الآن تتحدث عن وظيفة معينة في الشركة بالتالي ستتحدث عن احتياجات هذه الوظيفة بشكل شامل يدل على خبرتك وحنكتك في المجال وقدرتك على تفهم الأمور بالشكل اللائق حتى تظهر مدى جديتك في الأمر.

الفقرة الثانية

بعد أن سميت الوظيفة أو المجال الذي تعمل فيه الشركة واحتياجات العمل في الشركة والتي تظهر دراستك للسوق ودراستك لنشاط الشركة وما تحتاجه من خبرات ومواهب في الإدارة عليك أن تتحدث عن نفسك وعن قدراتك ومهاراتك ومدى توافقك مع احتياجات الشركة تحديدا.

الفقرة الثالثة

اشكر من قرأ الرسالة على وقته الثمين في قراءة رسالتك واطلب منه إجراء مقابلة إن كانت الرسالة التعريفية قد لقت القبول من أجل مناقشة ما ورد في الفقرات السابقة واختبار مدى مناسبته لهذه الوظيفة من عدمه.

الخاتمة

في نهاية أي رسالة تعريفية يجب أن تنهيها بجملة تقديرية مثل: “مع خالص احترامي” “كل الشكر” “تحياتي” وتوقع باسمك.

نموذج رسالة تعريفية

الاسم الثنائي، أو الاسم واللقب

المدينة – الدولة – رقم هاتفك – بريدك الإلكتروني

تاريخ اليوم: … /… / ………

اسمك بالكامل (ثلاثي أو رباعي): ………………………..

اسم الشخص المُرسل إليه: ………………………..

صفة المرسل إليه أو مسماه الوظيفي: ………………………..

عنوان الشركة والرقم البريدي (إن كنت تعرفه): ………………………..

عزيزي السيد فلان:

أتقدم إليكم فلان الفلاني بـ رسالة تعريفية وأعرفكم بنفسي أنا الموظف فلان الفلاني لدي خبرة قوية في كذا وكذا (تكتب هنا بشكل مفصل ولكن غير ممل الطريقة التي تنظر بها للشركة ونشاطها ومجال عملها وطريقة إدارتها سواء كنت تديرها أو تستشفها وما هي الأشياء التي تحتاجها الشركة للترقي ومدى إفادتك في هذا المجال بالنسبة للشركة.)

وكما يتضح من سيرتي الذاتية التي أرفقتها مع هذه الرسالة (هذه هي الفقرة الثانية وتكتب فيها بالتفصيل مهاراتك الشخصية وقدرتك على اجتياز الصعوبات التي تواجه الشركة ومناسبتك لبيئة العمل التي ذكرتها بالأعلى مع ذكر مهاراتك وخبراتك والأماكن التي عملت بها من قبل بشكل إجمالي.)

وإني أشكر لكم وقتكم الثمين في قراءة رسالتي التعريفية وأتحرق شوقا لمقابلتكم من أجل النقاش حول المهارات والأمور التي ذكرتها في هذه الرسالة (اكتب الكلام بصيغة أدبية مثل: وإنني أتطلع لأن أكون عضوا نافعا في هذه المؤسسة العريقة وأن أنضم إلى فريق العمل المُشرف ولكن مع عدم الالتزام بهذه الصيغة، حاول أن تكون أكثر تحديدا.)

مع خالص تحياتي

فلان

في المربع السابق نموذج مبسط لشكل رسالة تعريفية حتى يكون دليلا إرشاديا لك ويجب عليك أن تراجعها جيدا وتتفادى الأخطاء الإملائية فيها، وقد فضلنا كتابة الرسالة باللغة العربية ولكن إن كانت اللغة شيء أساسي في الوظيفة المتقدم إليها مثل خدمة عملاء بالإنجليزية أو مسئول علاقات عامة مع أجانب أو مترجم مثلا فعليك بكتابتها بالإنجليزية هذا أفضل بالطبع، وعليك أن تحرص أن يكون من صفحة واحدة وموجزا قدر الإمكان وبعيدا عن الحشو والتطويل وجذابا في محتواه.

نموذج كاتبة رسالة تعريفية من الأمور الهامة اليوم في مجال التوظيف ومجرد تصور عدم وجود رسالة تعريفية إلى جانب سيرة ذاتية هامة لذلك عليك بتفهم كيفية كتابتها لأنها يمكن أن تكون بوابة عبورك إلى المؤسسة المعنية.