حفلات الافتتاح من الأشياء التي نلجأ إليها في كلّ مناسبة جميلة نقدم عليها فمثلاً عند فتح عيادة لطبيب وعند فتح مكتبة أوأيّ مشروع ربحي آخر، وحفلة الافتتاح تساعد في نشر المهام الوظيفية التي سوف يتّم الإقدام عليها وهذا بالطبع من السبل الدعائية الهامة التي تساعد في نجاح المشروع وهناك أمور يجب علينا أن نأخذها في اعتبارنا عند الإقدام على عمل حفلات الافتتاح.
حفلات الافتتاح : كيف تعد لها
تحديد الهدف وراء هذه الحفلة
إنّ الهدف له أهميّة كبيرة في التنظيم الجيّد للحفلة حيث أنّ الدعوات سوف تكون طبقاً للأهداف وراء المشروع وبالتالي وراء الحفلة والهدف سوف يساعدك في اختيار المكان المناسب والزينة التي تتناسب مع الحفلات الافتتاحية.
تحديد السبب وراء إقامة الحفلة
يجب عليك أن تضع السبب الذي يكمن وراء هذه الحفلة نصب عينيك حيث أنّه يتعين عليك أن تعرف هل السبب هو جذب عدد أكبر من المتطوعين وعندئذ سوف تحاول أن تجمع أكبر عدد من رجال الأعمال في حفلتك، أم أنّ السبب هو الدعاية لذا فسوف تهتم بأدوات مكبرات الصوت إلى غير ذالك من الأسباب التي سوف تساعدك في الإعداد الجيّد للحفلات الافتتاحية.
الاستعانة بفريق العمل المناسب لك
إنّ الحفلة تحتاج إلى وجود فريق عمل مساعد لك ومن الأفضل أن تختار الفريق القادر على توصيل هدفك للناس ووصولك إلى الهدف الذي ترغب به من هذه الحفلة.
اختيار المكان المناسب
المكان له دور كبير في الحفلة الافتتاحية ومن الأفضل أن يكون المكان هو مكان المشروع بحيث تكون الحفلة دعوة وتعرّف على المكان.
تحديد الوقت المناسب
إنّ الوقت له أهميّة كبيرة ومن المهم أن يحرص مدير المشروع على اختيار الوقت الأفضل المناسب لعمل الحفلة من أجل أن يتمكّن أكبر قدر من الأشخاص من الحضور إلى الحفلة من أجل توصيل الأهداف إلى الناس.
اهتم بأدّق التفاصيل
إنّ التخطيط لكلّ شئ من الأمور الهامة والتي لها تأثير كبير في النجاح، لذا حاول أن تخطط لكلّ شئ في الحفلات الافتتاحية لتجنّب نفسك الوقوع في موقف محرج.
احرص على التدوين
التدوين من أهم الأمور التي تساهم في التجهيز لكلّ شئ حيث نّ الإنسان عادةً ما ينسى عقله الأمور الصغير ومن أجل هذا من الأفضل أن ندوّن ما نحتاجه حتى لا يفوتنا أمر من الأمور الهامة.
دعوة الأشخاص إلى الحفلة
من المهم أن تحدد الفئة العمرية التي يستهدفها مشروعك وأن تكون الدعوات مخصصة لهم واحرص على أن تكون الدعوة ذات شكل مناسب يتناسب من الحفلات الافتتاحية ومن الأفضل أن تكون الدعوة بشكل بسيط لتكون أقرب إلى العين.
ميزانية الحفلات
إنّ الميزانية من أهم النقاط التي يجب علينا أن نضعها في اعتبارنا قبل الشروع في لإقامة الحفلات الافتتاحية حيث أنّ الميزانية هي التي سوف تحدد المكان الذي سوف يتّم إقامة الحفلة به، وهي التي تحدد عدد الحضور والأشياء التي سوف يتّم تقديمها لهم كتحيّة في هذا اليوم المميّز، ومن الأفضل أن تحاول عدم الإسراف أو الخروج عن إطار الميزانية التي قد قمت بوضعها لأنّك ما زلت على بادئ مشوارك لمشروعك وسوف تحتاج الكثير من الأموال حتى تصل إلى النجاح فالأمر لا يتوقف عند الحفلات الافتتاحية فهناك الكثير من المسئوليّات التي يتوجب عليك القيام بها.
من الأفضل أن تكون الحفلة الافتتاحية من الحفلات الهادئة حتى تكون ذات طابع مميّز للآخرين وحتى لا يكون هذا سبباً في إزعاج من حولك وهذا بالطبع سوف يضعك في الكثير من المشكلات وأنت ما زلت في أوّل مشروعك وتحتاج إلى اكتساب ثقة كلّ من هم حولك.
أضف تعليق